Vedtægter

Foreningen fører navnet Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e. V. Foreningen har hjemsted i Flensborg. Foreningen er indført i foreningsregisteret ved byretten i Flensborg under VR 1572.

1. Foreningen har til formål at drive biblioteksvirksomhed til gavn for det danske mindretal i Sydslesvig. Dette skal ske i videst mulig overensstemmelse med bibliotekslovgivningen i Danmark ved
   • at formidle dansk og nordisk sprog og kultur
   • at fremme kendskabet til Sydslesvigs særpræg
   • at drive en forskningsafdeling som har til opgave at fremme historisk og videnskabelig forskning og formidling, især vedr. Slesvigs og den danske folkedel i Sydslesvigs historie i fortid og nutid
   • at indsamle, registrere og bevare arkivalier og lydoptagelser hidrørende fra private personer, foreninger, institutioner og virksomheder med tilknytning til den danske folkedel i Sydslesvig, samt
   • at stille det indsamlede til rådighed for offentligheden efter gældende arkivlove og i henhold til indgåede aftaler.
2. Foreningens virke er en del af det danske folkeliv i Sydslesvig. Det sker i nært samarbejde med Grænseforeningen i Danmark, Sydslesvigsk Forening e.V., Sydslesvigs danske Ungdomsforeninger e.V., Dansk Skoleforening for Sydslesvig e.V., Sprogforeningens Sydslesvig-afdeling og Historisk Samfund for Sønderjyllands Hovedforening.
3. Foreningens formål kan ændres ved at 3/4 af de afgivne stemmer er for dette forslag.

Foreningen er uselvisk. Den stræber ikke i første linje efter egennyttige økonomiske formål.

1. Foreningens formål er udelukkende og umiddelbart af almennyttig karakter i henhold til afsnittet ”steuerbegünstigte Zwecke” i ”Abgabenordnung” (Tyskland).
2. Foreningens midler må kun anvendes til de i § 2 nævnte formål.
3. Foreningen må ikke begunstige nogen person hverken gennem ydelser, som ikke falder inden for foreningens formål, eller gennem uforholdsmæssigt høje godtgørelser.
4. Medlemsskabet i foreningen udøves principielt uden betaling eller vederlag og der opkræves intet kontingent fra medlemmerne.
5. Den forretningsførende bestyrelse (formand og næstformand) får hver for sig årligt udbetalt den i § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz fastsatte højestesats for skattefrie godtgørelser fra foreningen for opståede udgifter.

Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet revideres af en af medlemsforsamlingen udpeget revisor samt af en af Rigsrevisionen Danmark godkendt revisor. Regnskabet skal godkendes af medlemsforsamlingen og skal underskrives af den forretningsførende bestyrelse.

1. Som medlemmer optages kun foreninger som er registreret i det tyske foreningsregister, foreninger som ikke er registreret i foreningsregisteret og organisationer og institutioner.
2. Medlemsskabet erhverves ved optagelse i foreningen. Forudsætning herfor er en skriftlig ansøgning. Om ansøgeren bliver optaget i foreningen afgøres af medlemsforsamlingen ved simpelt flertal af de afgivne stemmer og medlemsskabet er retsgyldigt med årets udløb. Medlemsforsamlingen er fri i sin afgørelse. Medlemsforsamlingens afgørelse skal meddeles til ansøgeren på skrift. En begrundelse for en afvisning af ansøgningen har ansøgeren ikke krav på.
3. Medlemsskabet ender med udtræden, udelukkelse eller ved opløsning af den vedkommende forening, organisation eller institution. Udtrædelse fra foreningen er til enhver tid mulig og den sker ved fremsendelse af en skriftlig erklæring til den forretningsførende bestyrelse og bliver retsgyldig med årets udgang. Udelukkelse med omgående virkning fra foreningen på grundlag af en vigtig grund er tilladt. Dette afgøres af medlemsforsamlingen ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.
4. Mod afvisningen af en ansøgning vedr. optagelse eller udelukkelse fra foreningen kan der indgives kære. Kæreskriftet skal foreligge den forretningsførende bestyrelse i foreningen en måned efter at afgørelsen er blevet forkyndt for ansøgeren hhv. det udelukkede medlem. Kæren bliver afgjort af medlemsforsamlingen under den næste medlemsforsamling.
5. Ved optagelse afgør medlemsforsamlingen, hvor mange stemmer det ny optagne medlem bliver tildelt under de fremtidige medlemsforsamlinger og biblioteksbestyrelsesmøder. Et tilsvarende antal repræsentanter skal dette medlem så udsende.
6. Medlemmernes repræsentanter er udpeget for 3 år ad gangen. Genvalg er muligt.

7. Medlemmerne i Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V. er:

   Grænseforeningen i Danmark med	1 stemme
   Sydslesvigsk Forening e.V.	1 stemme
   Sydslesvigs Danske Ungdomsforeninger e.V.	1 stemme
   Dansk Skoleforening for Sydslesvig e.V.	1 stemme
   Sprogforeningen i Sydslesvig	1 stemme
   Grænseforeningen e.V.	1 stemme

1. Medlemmerne har retten til at deltage i medlemsforsamlingerne og generalforsamlingen for foreningen ved deres udsendte repræsentanter.
2. Hvert medlem udpeger det antal repræsentanter til medlemsforsamlingerne og biblioteksbestyrelsen som det har stemmer iflg. § 6 Stk. 7. For at sikre kontinuiteten for foreningsarbejdet, bør medlemmet sikre, at der så vidt muligt ikke er for stor udskiftning i de udsendte repræsentanter.
3. Hvis en udpeget repræsentant forlader medlemsforsamlingen og bestyrelsen i utide, er medlemmet forpligtet til at udpege en ny repræsentant i Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e. V. hurtigst muligt.

Foreningens organer er:
Medlemsforsamlingen § 9
Biblioteksbestyrelsen § 10
Den forretningsførende bestyrelse (iht. § 26 BGB) § 11
Forskningsudvalget § 12
Brugerrådet § 13

1. Medlemsforsamlingen tager sig af alle opgaver, som ikke i loven eller denne vedtægt er forbeholdt andre organer.
2. Hvert år forud for budgetforhandlingerne med Sydslesvigudvalget afholdes i marts-april et møde i medlemsforsamlingen (generalforsamlingen) hvor der træffes beslutninger om:
   - Regnskabet
   Beretningen fra
   - Biblioteksbestyrelsen
   - Forskningsudvalget
   - Den forretningsførende bestyrelse
   - Decharge til de under stk. 2 nævnte organer.
   Det af Biblioteksbestyrelsen godkendte budgetforslag drøftes.
   Der vælges revisorer for det efterfølgende år.
3. Medlemsforsamlingen indkaldes skriftligt af biblioteksbestyrelsens formand med angivelse af dagsorden og med 14 dages varsel. Fristen begynder at løbe dagen efter afsendelsen af indkaldelsen. Indkaldelser per e-mail er tilladt, såfremt medlemmet inden da har erklæret sig indforstået med dette.
4. Ansøgninger til beslutning eller ændring af dagsordenen for generalforsamlingen skal indsendes med begrundelse til den forretningsførende bestyrelse mindst 1 uge inden forsamlingen finder sted. Ordstyreren skal så i begyndelsen af forsamlingen ændre dagsordenen.
5. Ekstraordinært møde i medlemsforsamlingen indkaldes, når den forretningsførende bestyrelsen eller mindst 2 medlemmer med begrundet dagsorden forlanger det.
6. Den forretningsførende bestyrelse bestemmer, hvem der under forsamlingen er udpeget som ordstyrer og protokolfører. Disse behøver ikke at være medlem i foreningen.
7. Alle beslutninger træffes med simpelt flertal af de tilstedeværende medlemmer. Ved stemmelighed er formandens (ved dennes fravær, næstformandens) stemme udslaggivende.
8. Beslutninger med henblik på ændring af vedtægterne kræver et flertal med 3/4 af de afgivne stemmer i en generalforsamling.
9. Der føres en mødeprotokol, som skal indeholde alle beslutninger og som underskrives af ordstyreren og protokolføreren.

1. Biblioteksbestyrelsens medlemmer udpeges for 3 år ad gangen begyndende med perioden 2017 - 2019. Den siddende bestyrelse har mandat til og med 31.12.2016.
   Bestyrelsen består af følgende medlemmer:
    
    

   Grænseforeningen i Danmark	1 medlem
   Sydslesvigsk Forening e.V.	1 medlem
   Sydslesvigs danske Ungdomsforeninger e.V.	1 medlem
   Dansk Skoleforening for Sydslesvig e. V.	1 medlem
   Sprogforeningen i Sydslesvig	1 medlem
   Grænseforeningen e. V.	1 medlem
   Brugerrådet i Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig	1 medlem

    

2. Biblioteksbestyrelsen kan supplere sig med 1 medlem. Medlemsskabet for dette supplerede medlem gælder for tre år og medlemmet har i denne periode de samme rettigheder og pligter som de øvrige medlemmer i bestyrelsen.
3. Medarbejderne som er ansat i Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V. under overenskomst med danske faglige organisationer eller under overenskomst med tyske faglige organisationer deltager med hhv. en observatør med tale- men uden stemmeret i biblioteksbestyrelsens møder. I sager vedr. forhandlinger og drøftelser, der vedrører den pågældende selv eller en anden medarbejder eller sager vedr. ansættelse og afskedigelse af medarbejdere, kan medarbejdernes repræsentanter ikke deltage. Medarbejdernes repræsentanter kan ikke vælges som formand hhv. næstformand i foreningen. Medarbejderne ved Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V. vælger hvert 3. år begyndende fra januar 2017 hhv. en medarbejder som er ansat under overenskomster med danske faglige organisationer og en medarbejder som er ansat under overenskomster med tyske faglige organisationer som observatører til at deltage i biblioteksbestyrelsens møder.
4. Biblioteksbestyrelsen har til opgave at vælge formand og næstformand for de kommende 3 år ved første møde i hver mandats periode. at sørge for at medlemsforsamlingens beslutninger bliver gennemført at vedtage budgettet og årsregnskabet at overvåge og støtte den forretningsførende bestyrelse og bibliotekschefens virke at drøfte beretninger og fremlægge disse for medlemsforsamlingen at holde kontakt til de samarbejdende organisationer, herunder især dem, som er repræsenteret i biblioteksbestyrelsens eller i hvilke foreningen er repræsenteret at ansætte og afskedige bibliotekschefen at udpege – inden for eller uden for sin midte – repræsentanter til andre organisationer eller institutioner, herunder især Danmarks Biblioteksforenings repræsentantskab, Det sydslesvigske Samråd, Voksenundervisningens repræsentantskab, Folkeuniversitetets repræsentantskab.
5. Biblioteksbestyrelsesmøder indkaldes skriftligt af formanden med angivelse af dagsorden og med 14 dages varsel. Fristen begynder at løbe dagen efter afsendelsen af indkaldelsen. Indkaldelser per e-mail er tilladt, såfremt medlemmet inden da har erklæret sig indforstået med dette.
6. Ekstraordinært møde i biblioteksbestyrelsen indkaldes, når den forretningsførende bestyrelse eller 3 medlemmer fra biblioteksbestyrelsen med begrundet dagsorden forlanger dette.
7. Den forretningsførende bestyrelse bestemmer, hvem der under bestyrelsesmødet er udpeget som ordstyrer og protokolfører. Disse behøver ikke at være medlem i foreningen eller biblioteksbestyrelsen.
8. Alle beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal af de afgivne stemmer, så vidt der ikke ved lov eller i denne vedtægt er bestemt andet. I tilfælde af stemmelighed er formandens (ved dennes fravær, næstformandens) stemme udslaggivende.
9. Biblioteksbestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 medlemmer af biblioteksbestyrelsen er til stede.
10. En sag kan bringes til afstemning per e-mail blandt biblioteksbestyrelsens medlemmer med efterfølgende godkendelse på førstkommende bestyrelsesmøde. Betænkningstiden under e-mailafstemningen er på 7 dage og denne begynder at løbe, så snart bibliotekets sekretariat har udsendt en e-mail med emnet til afstemningen til samtlige medlemmer fra biblioteksbestyrelsen. Inden udløbet af betænkningstiden skal hvert medlem fra biblioteksbestyrelsen meddele sekretariatet, at vedkommende er indforstået med at denne afstemning bliver gennemført per e-mail. Hvis ikke alle medlemmer fra biblioteksbestyrelsen svarer ja til dette, kan afstemningen ikke gennemføres på denne vis og emnet bliver optaget til drøftelse og beslutningstagen på det førstkommende møde for biblioteksbestyrelsen. Inden betænkningstidens udløb skal hvert medlem fra biblioteksbestyrelsen i øvrigt meddele sit votum med henblik på afstemningen til sekretariatet som efterfølgende meddeler resultatet til biblioteksbestyrelsens medlemmer. Et forslag er godkendt, når et simpelt flertal af biblioteksbestyrelsens medlemmer efter betænkningstidens udløb har stemt ja til sagen. I det tilfælde at forslaget er godkendt, skal dette efterfølgende drøftes og godkendes af biblioteksbestyrelsen på førstkommende møde for biblioteksbestyrelsen.
11. Der føres en mødeprotokol, som skal indeholde alle beslutninger og som underskrives af ordstyreren og protokolføreren.

Formand og næstformand danner den forretningsførende bestyrelse iht. § 26 BGB.

Både formand og næstformand kan tegne foreningen alene og hver for sig, dog bør næstformanden kun udøve sin tegningsret, hvis formanden er forhindret, denne regel gælder kun internt.

1. Bibliotekets bestyrelse nedsætter et forskningsudvalg.
2. Udvalgets medlemmer er udpeget for 2-årige funktionsperioder og består af:
   
   1 medlem udpeget af Historisk Samfund for Sønderjylland
   1 medlem af Rigsarkivet, Aabenraa (Landsarkivet for Sønderjylland)
   1 medlem af Syddansk Universitet
   1 medlem af Aarhus Universitet
   1 medlem udpeget af Dannevirke Museum
   
   Endvidere kan udvalget overfor biblioteksbestyrelsen indstille op til to personer som medlemmer af udvalget for en 2-årig periode. Disse må dog ikke være ansat ved Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V.
   
   Udvalget vælger blandt sine medlemmer en formand, der leder møderne og en næstformand.
   
   I udvalgets møder deltager som observatør med tale- men ikke stemmeret bibliotekschefen samt arkiv- og forskningsleder. Medlemmer af biblioteksbestyrelsen kan også deltage som observatør med tale- men ikke stemmeret.
3. Udvalget skal bl.a. rådgive om
   - Forskningens omfang, kvalitet og relevans
   - Forskningsstrategi og –planer
   - Forskningssamarbejde
   - Organisering og finansiering af forskningen
   - Arkivspørgsmål
   - Den Slesvigske Samlings forskningsmæssige aktiviteter
   - Andre forskningsrelevante emner
   - Udvalget skal udtale sig til den årlige beretning fra Forskningsafdelingen
   
   Udvalget kan af egen drift tage forskningsrelevante emner op og komme med forslag herom til bestyrelsen.
   
   Formanden, hhv. næstformanden kan deltage i bestyrelsens møder, når der er emner til drøftelse, som vedrører udvalgets område.
4. Udvalget mødes efter behov, dog minimum 2 gange årligt. Det indkaldes af formanden, bibliotekschefen eller arkiv- og forskningsleder, eller når to medlemmer forlanger det. Det indkaldes skriftligt med angivelse af dagsorden og med 14 dages varsel. Fristen begynder at løbe dagen efter afsendelsen af indkaldelsen.
   Indkaldelser per e-mail er tilladt, såfremt medlemmet inden da har erklæret sig indforstået med dette.
   
   Beslutninger træffes med simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens (ved dennes fravær, næstformandens) stemme udslaggivende.*
   
   ​Udvalget fastsætter selv øvrige forhold i en forretningsorden. Udvalgets sekretariat udgøres af arkivog forskningslederen.

1. Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V. etablerer et brugerråd med det formål at fremme dialogen med brugerne af biblioteket, modtage ideer og feedback på initiativer.
2. Enhver registreret låner i biblioteket kan deltage i ”DCB brugerråds” møder, som indkaldes og tilrettelægges af administrationen for biblioteket. Der holdes 2 møder om året; hhv. om foråret og efteråret.
3. På mødet i efteråret i 2017 vælger brugerrådet blandt de fremmødte brugere under mødet 1 repræsentant til bestyrelsen i Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V. som ved bestyrelsesmøderne både har tale- og stemmeret. Vedkommende skal være fyldt mindst 18 år.
4. Brugerrådets repræsentant er udpeget for 3 år.
5. Den nærmere udformning af brugerrådet er nedfældet i en forretningsorden.

Bibliotekschefen og Souschefen udgør foreningens sekretariat.

Disses opgaver omfatter planlægning, organisering, ledelse af og tilsyn med biblioteket.

De udarbejder forslag til medlemsforsamlingen og bestyrelsen samt forslag til foreningens budget.

Bibliotekschefen ansætter bibliotekets lønnede medarbejdere.

Bibliotekschefen varetager de daglige arbejdsgiverfunktioner samt behandler klager vedrørende forvaltningsretlige forhold samt arbejdsforhold.

Bibliotekschefen og Souschefen er berettiget til at deltage i alle medlems- og bestyrelsesmøder. Under disse møder har begge tale- men ikke stemmeret.

Bibliotekschefens nærmere ansvar, beføjelser og opgaver fastsættes i øvrigt af bestyrelsen i en direktionsinstruks.

Opløsning af foreningen kræver 3/4 af de afgivne stemmer i to på hinanden følgende generalforsamlinger.

Opløses eller ophæves foreningen eller bortfalder dens hidtidige formål, overdrages dens formue til Grænseforeningen e. V., som kun kan anvende denne til danske almennyttige og kulturelle formål (i Sydslesvig) med skattemyndighedernes forudgående godkendelse.
I tilfælde af, at Grænseforeningen e.V. ved opløsning af nærværende forening er nedlagt, overdrages foreningens formue ligeligt til Sydslesvigsk Forening e.V., Sydslesvigs Danske Ungdomsforeninger e.V. og Dansk Skoleforening for Sydslesvig e.V.

Opløses foreningen eller nedlægges forskningsafdelingen, drager bestyrelsen i Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig e.V. omsorg for, at samlingerne som ikke tilhører foreningen enten bliver tilbagegivet til de oprindelige ejere – eller i fald af dette er en forening som ikke mere eksisterer eller i fald af at ejeren ikke ønsker samlingen tilbagegivet – sikres den i offentligt dansk eje gennem overdragelse til Rigsarkivet i Danmark.

Disse vedtægter træder i kraft den 01. 01. 2017.