Forretningsorden for Bestyrelsen

§ 1

Bestyrelsens møder holdes for åbne døre.

Bestyrelsen kan dog med simpelt flertal beslutte, at afgørelsen vedrørende et eller flere af dagsordenens punkter kan holdes for lukkede døre.

§ 2

Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette til formanden eller bibliotekschefen, inden mødet afholdes.

I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer, der har været fraværende.

§ 3

Når et medlem af bestyrelsen senest 18 dage forud for et bestyrelsesmøde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.

Når en sag er optaget på dagsordenen, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse være tilgængeligt på bibliotekschefens kontor, medmindre det er udsendt til medlemmerne.

En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til den.

§ 4

Ordstyreren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer ordstyreren de punkter, om hvilke der skal stemmes.
Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til ordstyreren, der giver ordet til de pågældende i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer ordstyreren den orden, hvori de får adgang til at tale.

§ 5

Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som ordstyreren bestemmer og denne kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.
Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagens behandling for lukkede døre.

§ 6

Hvis bestyrelsen finder, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som bestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde (ad hoc udvalg). Udvalget kan antage lønnet medhjælp.

§ 7

En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen eller vedtægterne. Bestyrelsen kan med simpelt flertal vedtage at undergive en sag 2 behandlinger.
Ved 1. behandling stemmes der ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af bestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der hengå mindst 8 dage.

§ 8

Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem er inhabil i en sag. Inhabilitet betyder at medlemmet er udelukket fra at deltage i Bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen.
Det pågældende medlem er ikke udelukket fra at deltage i forhandling og afstemning om sin habilitet.
Et medlem skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet, herunder også relationer (familie eller samlevende) til andre i bestyrelsen eller ledelsen, jf. habilitetspolitik for Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig.

§ 9

Et medlem, der ikke kan deltage i en sags behandling på grund af reglerne i § 10, skal forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen.

§ 10

Bestyrelsens medlemmer kan ikke afgive stemme ved fuldmagt.

§ 11

Afstemning sker ved håndsoprækning medmindre et medlem forlanger skriftlig afstemning.
Alle beslutninger træffes ved simpelt flertal for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen eller vedtægterne.
Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er begyndt.
Formanden bestemmer i hvilken orden, der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse sker før afstemningen om hovedforslaget.

§ 12

Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter bestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.

§ 13

I beslutningsprotokollen indføres de af bestyrelsen trufne beslutninger.
Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt tilført beslutningsprotokollen og kræve, at de myndigheder som underrettes om vedkommende bestyrelsesbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse.
Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse om sit standpunkt, skal han meddele dette til formanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.
Beslutningsprotokollen udsendes/mailes inden 5 hverdage til bestyrelsens medlemmer.
Såfremt der er indsigelser / korrektioner meddeles de sekretariatet senest 5 dage efter udsendelse.
Der udsendes ikke beslutningsprotokol vedr. medarbejdersager til de medarbejdervalgte medlemmer.

§ 14

Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2017 og er efterfølgende på bestyrelsesmøde 24. september 2020 ændret i § 8.
Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen skal behandles i 2 på hinanden følgende bestyrelsesmøder, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum.
Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af bestyrelsen samt til Bibliotekschefen og dennes stedfortræder.